Le parcours d'une inscription, aujourd'hui

Quelqu'un demande à s'inscrire par e-mail. Vous vérifiez qu'il reste une place, vous ajoutez une ligne au fichier, vous répondez pour confirmer, vous envoyez une facture, vous vérifiez le paiement à la banque quelques jours plus tard, vous relancez ceux qui n'ont pas payé, puis vous rappelez la date à tout le monde la veille.

Neuf étapes, dont une seule a de la valeur : la personne suit la formation. Les huit autres sont de la logistique, et la logistique s'automatise.

Ce qui se supprime immédiatement

  • La vérification des places. Une session avec un nombre de places défini se ferme seule quand elle est complète.
  • La confirmation d'inscription. Elle part à l'instant de l'inscription, avec la date, le lieu et les informations pratiques.
  • Le suivi des paiements. Un paiement en ligne au moment de l'inscription supprime la facture, la relance et le rapprochement bancaire.
  • Le rappel avant la session. Il ne devrait jamais être écrit par quelqu'un.

Le participant n'est pas toujours le payeur

Une bonne partie des inscriptions en formation continue est prise en charge par l'employeur. Un système qui ne gère que le paiement individuel vous laisse alors tout le travail : facture séparée, bon de commande, référence interne du client, liste des participants à rattacher au même dossier.

Pouvoir inscrire un groupe et facturer l'entreprise en une seule opération, tout en gardant un parcours individuel par participant, règle l'essentiel du travail administratif restant.

Conditions d'annulation : les écrire une fois

Les désistements tardifs sont inévitables. Ce qui coûte cher, c'est de renégocier à chaque fois. Des conditions annoncées à l'inscription — délai au-delà duquel la place reste due, possibilité de remplacer le participant, report sur une session ultérieure — appliquées ensuite systématiquement, suppriment la discussion sans abîmer la relation.

Ce que SwissLMS apporte

SwissLMS ouvre chaque session avec un lien d'inscription à partager, gère les places disponibles, encaisse le paiement en ligne au moment de l'inscription, permet l'inscription groupée facturée à l'entreprise, envoie confirmations et rappels seul, et signale les sessions qui n'atteignent pas leur seuil avant qu'il ne soit trop tard.